Description des tâches

• Administration du bureau y compris organisation de réunions, gérer les agendas et organiser les déplacements, services de soutien à des experts tels que transport, réservations d’hôtels, réservations de vols, obtention de visas ;
• Assurer l’accueil téléphonique, la réception et la rédaction des courriers ;
• Administration efficace du Programme, y compris la tenue de tous les dossiers de projets, systèmes de classement, sauvegarde régulière de tous les dossiers de projets (électronique), paiement des factures, tenue des registres / comptes financiers ;
• Assister à la rédaction des procès-verbaux des réunions ;
• Suivi des dossiers, des plannings, des tableaux de bord et des archives ;
• Faciliter au chef d’équipe et tous les autres experts l’organisation et la coordination des événements de projet, des ateliers, des séminaires, des événements de formation, l’impression de matériel, la gestion des invitations etc ;
• Support dans le développement, la consolidation et le formatage des rapports de projets à temps et sur la base de modèles standards prédéterminés par GOPA Infra ;
• Soutenir le développement, la consolidation et la mise en forme des rapports internes de progrès et de budget dans les délais et conformément aux termes de référence, sur la base de modèles standards prédéterminés par GOPA Infra ;
• Acquisition de biens et de services selon les directives du chef d’équipe et du siège ;
• Gérer les comptes bancaires du projet, la petite caisse et la consolidation et leurs consolidations ;
• Gérer les livres de caisse du Programme, y compris le transfert des données du livre de caisse, conforme au système de comptabilité centrale du Programme au siège social ;
• Assurer le suivi budgétaire ;
• Assurer la liaison avec les partenaires locaux, le client et les donateurs selon les directives du chef d’équipe, spécialement la coordination entre l’UGPO, le siège GOPA Infra et l’Assistance technique.