un.e assistant.e achats et logistique.

Sous la supervision directe du coordinateur des opérations, l’assistant.e achats et logistique sera responsable des tâches suivantes :

Achats

• Procéder aux achats suivant les procédures de DRI : préparation des demandes de devis écrites, collecte des propositions de fournisseurs, analyse et évaluation des offres techniques et financières, négociation des prix préférentiels, visites et déplacements relatifs, sélection et validation des offres retenues, rédaction des documents contractuels (bons de commandes et contrats) , réception des commandes.
• Mener des évaluations de marché pour les besoins d’approvisionnement en fournitures, achats et services (devis, offres de marché publiques, consultations, etc.).
• Effectuer des recommandations et soutenir l’équipe programme dans la mise en œuvre administrative des processus d’achat (préparation de modèles, suivi de la sélection, rappel des procédures, etc.).
• Veiller à la bonne application de la politique d’achat, pour tous les approvisionnements de fournitures, matériels et services externes, incluant les besoins en consultant.e.s.
• Etablir et gérer les relations avec les fournisseurs et les prestataires de services, incluant le suivi, les livraisons, les rappels, relances et mise en demeure.
• Archiver les dossiers d’approvisionnement numériques (scannés) et papier.
• Effectuer le suivi administratif des contrats établis par l’organisation relatif au bureau (bail, téléphone, internet, etc.), en coordination avec le coordinateur des opérations.

Logistique

• Assurer tous les préparatifs logistiques pour les évènements organisés : contacts avec les hôtels, prestataires de service et participants, impression des documents, conception et installation de supports, etc.   
• Assister l’équipe programme pour veiller au bon déroulement des évènements : accueil et orientation des participants, mise en place et gestion des outils informatiques, gestion des pauses café et repas, prise de photos, gestion de l’hébergement, et tout autre soutien logistique requis.
• Assurer la bonne organisation des évènements au sein du bureau : location du matériel, pause-café, disposition de la salle, etc.
• Conduire la voiture pour accompagner l’équipe lors des activités.

• Minimum Bac+3.
• Minimum deux années d’expérience professionnelle pertinente y compris une expérience pertinente dans la logistique et/ou des achats.
• Une expérience pertinente dans la préparation des contrats et les procédures d’achat est souhaitable.
• Permis de conduire valable avec expérience de conduite minimum de 5 années.
• Bonne maîtrise des langues arabe, française ; l’anglais serait un atout.
• Bonnes connaissances de Microsoft office.
• Bonnes capacités rédactionnelles.

Compétences personnelles 

• Rigueur, bonnes capacités d’organisation et de négociation.
• Capacité de planification et de travail en équipe.
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression et contrainte de temps.