un(e) Assistant(e) des Finances

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•  Titre du Poste : Assistant(e) des Finances
• Lieu de l’Emploi : Tunis, Tunisie
• Département : Finances
• Catégorie du Poste : Plein temps ,Régulier
• Régulier Temporaires Ce poste est en attente de disponibilité du fonds

RESUME DU PROGRAMME OU DU DEPARTEMENT :

Pour aider les organisations de la société civile tunisienne à comprendre et adopter le nouveau rôle et les nouvelles responsabilités qui s’ouvrent à elles, le nouveau programme de l’organisation non-gouvernementale internationale Mercy Corps, en Tunisie, permettra d’améliorer l’éducation civique et la capacité de leadership des femmes et des jeunes au sein de ces organisations. Les programmes, mis en oeuvre dans les régions renforceront également la capacité des acteurs de la société civile à interagir de manière constructive avec le gouvernement et le secteur privé.

RESUME GENERALE DU POSTE :

Le Département des Finances de Mercy Corps est responsable de toutes les fonctions financières en Tunisie, y compris la comptabilité, les paiements et opérations bancaires, le calcul et paiement des salaires, les budgets, les rapports financiers, et la gestion de la conformité des activités financières avec les financements de donateurs et contractants. Le Département des Finances de Mercy Corps s’assure de la conformité des fonctions financières avec les régulations des donateurs et les règlements et procédures internes de Mercy Corps. Dans son rôle de support du Département des Programmes, le Département des Finances soumet des rapports financiers opportuns et assiste le Directeur du Programme de Mercy Corps en Tunisie et l’équipe des programmes pour s’assurer que les ressources financières sont utilisées d’une manière efficace et effective. Travaillant dans le Département des Finances sous la direction du Senior Finance Officer, le caissier assistera dans le traitement et l’enregistrement prompt et précis des paiements en espèces et dans le classement des dossiers financiers.

FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :

1- GESTION DES CAISSES :

• Gère la caisse en TND et la caisse en USD.
• Effectue des inventaires de caisse en TND et en USD :
• Chaque jour avant clôture de la caisse
• Chaque dernier jour travaillé de la semaine avec son superviseur
• Chaque dernier jour travaillé du mois avec le Finance Manager
• S’assure de l’exactitude des soldes de caisse en TND et en USD par rapport aux soldes du Grand Livre.
• Fournit des avances de cash aux demandeurs
• Assure le nettoyage de ces avances et des TA ainsi que les charges d’exploitation en contrôlant la réalité et l’éligibilité des factures ainsi que les dates, suivant la liste de contrôle des documents en vigueur.
• S’assure chaque semaine – grâce au Jet Report de Navigator – auprès des personnes ayant reçu des avances, que celles-ci ont bien été nettoyées en temps et en heure. Fait le suivi email auprès de ces personnes si besoin.
• Informe les tiers bénéficiaires de paiement de l’effectivité de leur paiement, par email.

2- GESTION DE LA COMPTABILITE :

• Saisit chaque jour les transactions de caisse en TND et en USD dans le logiciel de comptabilité Navigator
• Saisit chaque jour les transactions de banque en TND et en USD dans le logiciel de comptabilité Navigator
• Sur demande de son superviseur, ajuste les taux de change des écritures de reclass avant saisie dans le système par son superviseur.
• Prépare et télécharge dans le logiciel Navigator les journaux relatifs aux coûts partagés (sharing costs).
• Saisit les paiements faits auprès de nos partenaires dans Navigator.
• Informe les équipes (capitale et terrain) chaque premier jour travaillé de la semaine du taux de change à utiliser pour la semaine en cours.

• Prépare la déclaration de taxes mensuelle, la déclaration CNSS trimestrielle, ainsi que la déclaration annuelle de l’employeur, avec l’aide de son superviseur.
• Prépare les Attestations de Retenue à la Source pour les fournisseurs.

3- GESTION DE L’ARCHIVAGE :

• SUBGRANTS :
• S’assure que le système d’archivage des Subgrants est à jour et respecte l’arborescence mise en place par le Subgrants & Compliance Officer, tant en archivage papier qu’en archivage électronique pour tous les documents relatifs à chaque subgrant :
▪ Evaluation financière et programmatique du partenaire
▪ Convention et annexes
▪ Amendements au contrat
▪ Rapports financiers et justifications
▪ Livrables programmatiques
▪ Demandes de paiement
▪ Tout autre document important relatif au partenaire

• BAILLEURS de FONDS :
• S’assure que tous les documents relatifs aux subventions signées avec nos différents bailleurs de fonds, sont archivés correctement et respectent l’arborescence mise en place par le Finance Manager, tant en archivage papier qu’en archivage électronique :
▪ Propositions de projet
▪ Accords de subvention et annexes
▪ Extensions de contrats et autres types d’amendements
▪ Tout autre document ou communication relatif aux bailleurs.
• COMPTABILITE :
• Archive tous les documents liés aux transactions passées dans Navigator. S’assure qu’ils sont complets, et assure la sécurité de ces documents via le cahier de transmission des documents lorsque l’un d’eux est emprunté par un tiers extérieur au département.
• AUDIT :
• Organise la sortie des documents demandés par les auditeurs, ainsi que leur traçabilité et archivage après consultation

4- AUTRES :

• Participe à la mise en place des actions demandées par son superviseur pour atteindre les objectifs fixés par l’auditeur interne à Mercy Corps.
• Participe aux réunions finances organisées par le Finance Manager chaque premier jour travaillé de la semaine, ainsi qu’à la réunion d’équipe organisée par le Directeur Pays ce même jour.
• Maintient à la fois une conduite professionnelle et personnelle de telle manière à honorer Mercy Corps.
• Exécute toute autre tâche qui lui serait assignée par son superviseur.
  
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