Chargé administratif & Facilities Assistant

En tant que Office Operations & Facilities Assistant , vous serez le point de contact pour assurer la bonne organisation des activités au bureau et soutenir les opérations quotidiennes. Vous jouerez un rôle clé dans le bon déroulement des opérations internes et dans le confort de l’environnement de travail de nos équipes.

Missions principales :

• Suivi de l’aménagement des espaces de travail : Coordonner les projets d’aménagement et d’optimisation des bureaux en collaboration avec les prestataires.
• Gestion des locaux : Assurer l’ordre et le bon état des espaces de travail, gérer les commandes de fournitures (papeterie, café, etc.) et coordonner les besoins en maintenance.
• Accueil et support : Accueillir les visiteurs ( client , candidat , fournisseur .. )
• Coordination des services généraux : Être en relation avec les prestataires (nettoyage, sécurité, maintenance) pour garantir un environnement de travail optimal.
• Collecte de besoin et Gestion le stock des matériels informatiques et téléphoniques : Assurer le suivi, la maintenance et le bon fonctionnement des équipements informatiques et téléphoniques.
• Suivi et gestion des accès au bureau : Gérer les autorisations d’accès pour les collaborateurs et assurer la sécurité des locaux.
• Soutien administratif : Assister l’équipe dans la gestion administrative quotidienne (préparation de documents … )
• Organisation d’événements : Participer à l’organisation d’événements internes (réunions, team buildings, anniversaires) et contribuer à créer une atmosphère conviviale au bureau.
• Organisation des déplacements (Travel Management) : Coordonner les déplacements (réservation des transports, hébergements, etc.) en optimisant les coûts et en assurant une bonne logistique.

Compétences requises :

• Organisation et rigueur : Capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps.
• Sens du relationnel : Aisance dans la communication avec les collaborateurs et les visiteurs.
• Autonomie : Capacité à anticiper les besoins et à prendre des initiatives.
• Maîtrise des outils bureautiques : Bonne connaissance des logiciels de base (Word, Excel, Outlook).
• Bonne connaissance en français .

Profil recherché :

• Formation en gestion, administration, ou équivalent.
• Première expérience (stage ou emploi) en tant qu’assistant administratif ou office manager est un plus
• Eligible CIVP
• Bonnes qualités relationnelles et organisationnelles.
• Dynamisme, polyvalence, et capacité à s’adapter aux situations nouvelles.
• Réactive et ouverte d’esprit