L’Institut français de Tunisie

recrute

un(e) assistant(e) sectoriel(le)

-Secrétariat général (SG)

sur un poste en contrat à durée déterminée d’une année renouvelable, pour l’Institut français de Sousse. Le poste est à pourvoir en septembre 2023.

Contexte

Dans le contexte d’ouverture prochaine d’un nouvel Institut français à Sousse, l’équipe sur place s’étoffe. L’Institut français de Sousse est constitué d’un pôle d’enseignement du français langue étrangère, d’une médiathèque et d’un espace régional Campus France Tunisie. Des événements culturels en son sein ou “hors les murs” sont régulièrement menés. L’équipe est constituée d’agents aux statuts variés, placés sous la responsabilité d’une Directrice déléguée.

Descriptif du poste

Sous l’autorité du Directeur de l’Institut français de Tunisie et la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice déléguée de l’Institut français de Sousse, l’assistant(e) sectoriel(le)-SG assure des missions de coordination et information/communication. Il(Elle) apporte par ailleurs un soutien administratif, logistique et budgétaire à l’ensemble de l’équipe de l’Institut français de Sousse. Il(Elle) assure les tâches suivantes :

– Tâches administratives de gestion budgétaire et comptable :

• • établissement des ordres de mission de l’équipe de l’Institut français de Sousse ;
  • établissement des frais de représentation et mémoires de frais ;
  • établissement des bons de commande et mise en paiement des factures ;
  • participation à l’établissement des conventions diverses et suivi de leur exécution avec les secteurs concernés ;
  • participation à l’établissement du budget de l’Institut français de Sousse ;
  • participation au suivi budgétaire et comptable des actions organisées par l’Institut français de Sousse.

–  Tâches d’information et communication :

• • réception et filtrage des communications téléphoniques ;
  • distribution du courrier en interne, suivi de la boite postale et affranchissements à La Poste ;
  • remise et réception directes de documents et plis aux différents fournisseurs et administrations (bon de commandes, factures, courriers, supports communicationnels, règlements etc.) ;
  • actions de communication de l’Institut français de Sousse et suivi des questions liées à la visibilité des événements organisés ou soutenus par ce dernier (en lien avec le service Communication à Tunis) ;
  • animation et suivi des réseaux sociaux de l’Institut français de Sousse ;
  • participation à l’entretien des liens avec les partenaires institutionnels et privés locaux ;
  • participation à la recherche de sponsors au niveau local ;
  • veille informationnelle auprès des administrations locales.

– Tâches logistiques :

• • point de contact du Secrétariat général à Tunis pour les questions d’intendance et notamment les questions relatives à la gestion des équipes de sous-traitants (ménage et sécurité) ;
  • suivi et gestion des différents stocks des fournitures nécessaires au travail des équipes et à la propreté des locaux (papier, fournitures bureautiques, cartouches d’encre, bombonnes d’eau, produits de ménage) ;
  • suivi des relations avec les agents de sécurité privée relevant de l’entreprise sous-traitante ;
  • suivi de l’entretien du véhicule de service avec les prestataires de service ;
  • suivi logistique pour les projets, activités et événements menés au sein de l’Institut français Sousse/Sfax et hors les murs ;

– Tâches de secrétariat :

• • rédaction de courriers ou de documents administratifs divers ;
  • établissement et actualisation des listes de contacts au niveau de Sousse et de sa région ;
  • préparation des listes d’invités pour les grands événements de l’Institut français de Sousse et diffusion des invitations ;
  • réservations diverses.

Compétences indispensables pour occuper le poste

• – Niveau Bac+ 3 ou +4  en gestion administrative et financière ; administration économique et sociale ou autre spécialisation universitaire ;
• – Excellente connaissance orale et parfaite maîtrise écrite de la langue française ;
• – Maîtrise de la langue arabe ;
• – Compétences organisationnelles fortes ;
• – Sens des priorités ;
• – Adaptabilité, dynamisme et polyvalence ;
• – Sens de la confidentialité et discrétion.

Compétences nécessaires pour occuper le poste

• – Parfaite maîtrise du Pack Office (Excel, Word notamment) ;
• – Connaissance de logiciels de création graphique (GIMP, Canva, Pixlr) ;
• – Appétence et connaissances en communication digitale et réseaux sociaux ;
• – Compétences de secrétariat ;
• – Sens du contact et de la communication ;
• – Esprit d’équipe.

Compétences souhaitées pour occuper le poste

• – Capacité à rendre compte ;
• – Goût pour les secteurs culturels et éducatifs ;
• – Expérience professionnelle dans une organisation éducative et/ou culturelle appréciée.

Conditions

• – Prise de fonction : début septembre 2023 ;
• – Poste basé à Sousse ;
• – Permis de conduire (depuis 5 années au minimum) ;
• – Disponibilité horaire notamment lors des manifestations organisées au sein de l’Institut français de Sousse ;
• – Missions et déplacements éventuels dans le gouvernorat et ponctuellement hors du gouvernorat ;
• – Contrat à durée déterminée d’une année renouvelable ;
• – Candidats disposant d’un titre de séjour en règle (au moment de l’envoi de leur dossier) pour les non Tunisiens ;
• – Régime horaire hebdomadaire : 40 heures.

Le dossier de candidature (lettre de motivation + CV) doit impérativement être adressé par mail, au plus tard le 21 juin 2023, à : 

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