o Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
o Prendre les appels téléphoniques : relayer l’appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d’information
o Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
o Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
o Élaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
o Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples
o Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
o Mettre en forme des documents – Éditer et photocopier des documents
o Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
o Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d’un responsable

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
o Contribuer à la gestion et au suivi administratif du personnel
o Réaliser les formalités d’embauche : déclaratifs, contrats…
o Participer à la production de la paie du personnel de l’agence (pointages et saisies)
o Assurer la gestion et le suivi des actions de formation

SUIVI BUDGÉTAIRE ET FACTURATION
o Saisir les notes de frais, les contrôler, les approuver
o Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires…)
o Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés
o Valider avec l’équipe d’exploitation et saisir les éléments de facturation des événements
o Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients (relances, révision des prix…)
o Créer et saisir la facturation

PROFIL
De formation Finance/ Gestion/ Ecole de commerce, vous justifiez idéalement d’une première expérience sur un poste similaire.

Vous êtes réactive, organisée et disposez de bonnes capacités relationnelles.
Pour postuler envoyez votre CV suivi d’une lettre de motivation à l’adresse suivante: